Wolą podatnika jest ustanowić pełnomocnika do reprezentowania go przed organem podatkowym. Przepisy ustawowe gwarantują podatnikowi, że organ podatkowy będzie się liczył z jego interesem, będzie respektował oświadczenie woli do działania przez pełnomocnika w wymienionym w pełnomocnictwie zakresie. Powierzając reprezentowanie swoich interesów pełnomocnikowi kontrolowany ma prawo oczekiwać pełnego wywiązania się z powierzonej mu funkcji, tak aby zapewnić poszanowanie pewności prawa i poczucia bezpieczeństwa prawnego. Zatem podatnik może wyznaczyć osobę, która będzie reprezentować go w zakresie kontroli podatkowej. Upoważnienie musi mieć formę pisemną. Taką osobę należy zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym. Jest z tym pewien problem. Otóż zgłoszenia można dokonać dopiero wtedy, kiedy ma się wiedzę o wszczęciu kontroli. Wiedze taką dostarczają podatnikowi sami kontrolujący, a oni nie są zainteresowani w kontaktach z pełnomocnikiem, szczególnie wtedy kiedy osoba taka ma kompetencje i chęć występowania w interesie podatnika. Zakres uprawnień osoby reprezentującej podatnika w czasie kontroli podatkowej określony został w art. 281a § 2 Ordynacji podatkowej. Przyjmuje się, że jeśli upoważnienie nie stanowi inaczej, osoba wyznaczona przez podatnika może odebrać zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, wyrazić zgodę na wcześniejsze jej rozpoczęcie, odebrać upoważnienie do jej przeprowadzenia. Jest ona także uprawniona do działania w zakresie zakończenia kontroli podatkowej, złożenia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz wszystkich czynności kontrolnych. Tak więc osoba wyznaczona przez podatnika jako jego reprezentant w zakresie kontroli może zgłosić zastrzeżenia do protokołu kontroli, chyba że co innego będzie wynikało z treści danego jej upoważnienia. Jeśli przedsiębiorca wyznaczy osobę, która będzie reprezentowała go w kontaktach z urzędem skarbowym, to gdy zostanie wszczęta kontrola, upoważnienie do jej przeprowadzenia trzeba wysłać do tej osoby. Możliwość pominięcia – w toku podejmowanych czynności – pełnomocnika niweczyłaby tak rozumianą harmonię (spójność) owych gwarancji, stawiając kontrolowanego w niezrozumiałej i trudnej do wytłumaczenia sytuacji.
Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 października 2009 r., II FSK 670/08. uznając prawo podatnika do zakwestionowania w takiej sytuacji ustaleń kontroli. Często zdarza się, że organ pomija fakt udzielenia przez podatnika upoważnienia do reprezentowania go w trakcie kontroli podatkowej, przez swojego pełnomocnika, nazwijmy go ogólnego.
Nie oczekujemy, że organ uzasadni dlaczego kwestionuje upoważnienie do reprezentowania podatnika w trakcie kontroli podatkowej wystawione na podstawie ogólnego pełnomocnictwa. Skoro to pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do dokonywania czynności związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej i przyjmowania oświadczeń woli w ww. zakresie, to nie ma żadnych racjonalnych podstaw, by kwestionować wyraźnie wyrażoną w tym dokumencie wolę podatnika, ignorowanie upoważnienia do reprezentowania w trakcie kontroli i przeciwne twierdzenie, moim zdaniem będzie naruszało konstytucyjną zasadę państwa prawa, a konkretnie – zasadę autonomii woli strony. W tej sytuacji od podatnika zależy, kiedy wykorzysta ten błąd organu.
Podatnik może być w postępowaniu podatkowym reprezentowany przez pełnomocnika. Może przez niego działać, chyba że charakter czynności wymaga jego osobistego działania. Jeżeli podatnik ustanowił pełnomocnika, pisma doręczane są temu pełnomocnikowi. Wynika to z art. 145 § 2 Ordynacji podatkowej. W takiej sytuacji to pełnomocnik jest podstawowym odbiorcą pism. Urząd skarbowy powinien więc jemu doręczyć decyzję. Zakładamy oczywiście, że mieści się to w granicach udzielonego mu pełnomocnictwa. Sądy administracyjne zgodnie twierdzą, że liczy się to, czy i kiedy decyzja została doręczona pełnomocnikowi, a nie podatnikowi. Doręczenie pisma tylko podatnikowi, w sytuacji gdy ma on pełnomocnika, nie może być uznane za skuteczne. Urząd skarbowy, który tak postąpił, ma obowiązek jeszcze raz doręczyć decyzję - z tym że pełnomocnikowi podatnika (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia 24 marca 2006 r., sygn. akt III SA/Wa 2456/05). To stanowisko podzielił także WSA w Warszawie w wyroku z 28 czerwca 2008 r. (III SA/Wa 2189/07), zwracając jednak uwagę – i słusznie – że nie można ignorować złożenia przez podatnika do tzw. akt rejestrowych urzędu pełnomocnictwa ogólnego do działania w jego imieniu przez określoną osobę. Przy uwzględnieniu bowiem interesu podatnika zasadne jest przyjęcie, iż może on oczekiwać, że pełnomocnictwo to organ podatkowy weźmie pod uwagę w swoich działaniach. Dlatego zdaniem WSA organ podatkowy, kierując się treścią posiadanego pełnomocnictwa ogólnego, powinien wysłać do pełnomocnika (czyli do mnie) postanowienie o wszczęciu postępowania, z jednoczesnym wezwaniem do złożenia w określonym terminie pełnomocnictwa do działania w tej sprawie.
Organ podatkowy posiadający w aktach rejestrowych (administracyjnych) pełnomocnictwo ogólne powinien obowiązkowo sporządzić odpis pełnomocnictwa we własnym zakresie i dołączać je do akt każdego wszczętego postępowania. Przemawia za tym tak interes strony, jak i zasada szybkości postępowania. Każdy podatnik ma przecież w urzędach swoje akta i nietrudno ustalić, czy podatnik jest reprezentowany przez pełnomocnika, czy też nie.
Natomiast praktyka urzędniczej kontroli jest taka, że pomija się pełnomocnika podatnika, właśnie dlatego, że ma pełnomocnictwo ogólne, a oni z kontroli tego nie honorują. Nachodzą podatnika, robią mu wodę z mózgu, że dane przez niego pełnomocnictwo jest nieważne, bo to nie jest upoważnienie do reprezentowania podatnika w trakcie kontroli.
Tacy kontrolujący działają z zaskoczenia, mając wcześniej przygotowane papiery do wręczenia, nie dają człowiekowi czasu na zastanowienie się, co więcej nie przyjmują do wiadomości jak im oświadcza, że będzie działał przez pełnomocnika, na siłę starają się wcisnąć podatnikowi swoje upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.
Takie celowe pomijanie pełnomocnika przy wszczęciu kontroli podatkowej jest praktyką działów kontroli z Kłobucka i z Częstochowy (na Tkackiej).
Nie wolno zapominać, że prawo podatkowe tworzą przede wszystkim normy ingerencyjne. Dlatego zachodzi potrzeba zapewnienia szczególnej ochrony praw podatników przez organa prowadzące postępowanie, w tym postępowanie kontrolne zwłaszcza dziś, gdy jakość stanowionego w Polsce prawa pozostawia tak wiele do życzenia. Podatnik nie jest bezbronny. Jego orężem jest sprawny pełnomocnik.